آموختن مهارت های ارائه مطلب و سخنرانی (بخش اول)

همه‌ی ما به نوعی اضطراب ارائه را تجربه می‌کنیم. تنها تفاوتی که بین ما وجود دارد، میزان اضطراب و آستانه آن است.
 

چکیده : مهارت ارائه مطلب و مهارت سخنرانی از جمله مهارت های مهمی هستند که می‌توانند نقش قابل توجهی در موفقیت شغلی و موفقیت تحصیلی ما داشته باشند. پس بسیاری از انسان ها نیازمند این مهارت می باشند برای پیشبرد اهداف شان در زندگی .

تعداد کلمات 1299 / تخمین زمان مطالعه 6 دقیقه

موارد زیر، مثال‌هایی از کاربرد مهارت ارائه در زندگی حرفه‌ای و آموزشی ما هستند:
سخنرانی در جلسه شرکت در دفاع یا نقد یک طرح جدید
تنظیم یک پروپوزال و صحبت در مورد آن در یک جلسه با مشتری
جلسه معرفی محصول برای مشتریان
سخنرانی آموزشی برای مخاطبان
دفاع از پایان نامه در دانشگاه
ارائه یک پروژه دانشجویی در محیط دانشگاه
تهیه و تنظیم یک مجموعه اسلاید برای معرفی یک نظریه یا ابزار
معرفی طرح یک کسب و کار برای سرمایه گذاران و در راستای کارآفرینی و ایجاد کسب و کار جدید.

البته ما فکر می‌کنیم مهارت ارائه مطلب آن‌قدر مهم و سرنوشت‌ساز هست که وقت بگذارید و گام‌هایی را که در ادامه‌ی این نقشه راه آمده، به ترتیب و با دقت برای آن طی کنید.

همه‌ی ما به نوعی اضطراب ارائه را تجربه می‌کنیم. تنها تفاوتی که بین ما وجود دارد، میزان اضطراب و آستانه آن است.

کسی که اضطراب ارائه‌ی بالایی دارد، احتمالاً هنگام تعریف یک خاطره در جمع فامیل و بستگان هم این اضطراب را تجربه می‌کند. اما فرد دیگری که اضطراب ارائه در او بسیار ضعیف و کمرنگ است، احتمالاً در جلسه‌ای با حضور مدیرعامل شرکت یا شاید در جلسه یا یک وزیر یا مقام بلندمرتبه سازمانی، آن اضطراب را تجربه کند.

روش های ارائه مطلب - بحث اضطراب و استرس در ارائه طبیعتاً در این زمینه، تلاش‌های زیر می‌توانند کمک کننده باشند:
آشنایی با بحث مدیریت استرس و شناخت و درک استرس و اضطراب به عنوان یک پاسخ طبیعی بدن و نه یک نقطه ضعف یا مشکل تلاش برای بهبود مهارت ارائه که باعث می‌شود تسلط ما بر فضای ارائه بیشتر شود و احساس بهتری نسبت به ارائه‌ی مطالب برای دیگران داشته باشیم. چیزی که آن را نمی‌شناسیم، احتمالاً ترسناک‌تر و نگران‌کننده‌تر است.

همچنین در مواردی که ارائه به صورت مکتوب یا غیرحضوری انجام می‌شود، مطمئن باشیم که توانسته‌ایم پیام خود را به شفاف‌ترین شکل ممکن منتقل کنیم.
تلاش برای افزایش عزت نفس: بخش قابل توجهی از اضطراب‌ها و دشواری‌های ما در ارائه می‌تواند ناشی از پایین بودن عزت نفس باشد.
به عبارت دیگر، احتمال دارد عزت نفس پایین، همه جا همراه من باشد و جایی خود را به شکل عصبی شدن، جای دیگر فرو خوردن حرف‌ها، جای دیگر کاهش اعتماد به نفس و جای دیگر به صورت ترس از حضور در جمع خود را نشان دهد. از آنجا که مورد آخر شدیدتر و ملموس‌تر است، احتمالاً بیش از سایر موارد به چشم خواهد آمد.
 

به این جمله‌ها توجه کنید :
من در مهارت ارائه بسیار قوی هستم.
من در مهارت ارائه ضعف دارم.
من می‌خواهم برای بهبود مهارت ارائه تلاش کنم.
مهارت ارائه برای موفقیت در کسب و کار ضروری است.
همه‌ی این جملات می‌توانند درست باشند. اما در یک ویژگی مهم مشترک هستند: جملات بالا مبهم هستند.
ارائه می‌تواند سبک های بسیار متفاوتی داشته باشد و ما در برخی از آنها قوی و در برخی دیگر ضعیف باشیم. حتی اگر در همه‌ی آنها هم ضعیف باشیم، مهم است که بدانیم می‌خواهیم بهبود کدام سبک را در اولویت قرار دهیم؟
اگر در همه‌ی سبک‌ها قوی هم باشیم، مهم است که بدانیم امروز و در این جلسه و برای این هدف، کدام سبک ارائه را باید انتخاب کنیم؟

برخی از رایج‌ترین سبک های ارائه به شرح زیر هستند:
ارائه مطلب به عنوان یک سخنران انگیزشی
ارائه مطلب به عنوان یک معلم (در شکل مکتوب یا شفاهی یا فایل صوتی یا هر شکل دیگر)
ارائه مطلب به عنوان یک مشاور (در قالب ارائه چند راهکار و کمک به طرف مقابل برای انتخاب مناسب‌ترین راهکار)
معرفی یک محصول در یک جمع عمومی یا به یک مشتری خاص (به عنوان یکی از زیرمجموعه های مهارت فروش)
سخنرانی رسمی در یک جلسه رسمی
موارد فوق، تنها نمونه‌هایی از سبک‌های ارائه مطلب هستند و می‌توانید بسته به سلیقه و تجربیات خود، فهرست فوق را کامل‌تر کنید.
 

ممکن است با خود بگویید شنونده بودن چه ربطی به مهارت ارائه دارد. قبل از هر چیز اجازه بدهید تاکید کنیم که منظور ما از شنونده خوب همان مفهومی است که در علم ارتباطات مطرح است:

شنونده خوب بودن، شامل :
شنیدن حرف طرف مقابل
مشاهده رفتار غیرکلامی او
مشاهده حاشیه های ارسال پیام
و در کل، مهارت در دریافت با کیفیت پیام‌ها است.

نکاتی در مورد مهارت گوش دادن
شنونده‌ی خوبی برای دیگران بودن، فقط برای هضم و جذب دانسته‌ها و کلمات و مفاهیم و سبک رفتاری آنها مفید نیست.
عادت به شنونده بودن و دریافت دائمی اطلاعات از طرف مقابل باعث می‌شود احساس او نسبت به روند ارائه مطلب را بهتر درک کنیم و در صورت نیاز، مسیر بحث را متناسب با شرایط ، کُندتر و تُندتر کرده و یا به کلی تغییر دهیم.
 

ارائه چه شفاهی باشد و چه مکتوب، چه صوتی و چه تصویری، همیشه نقطه‌ی آغاز و نطفه‌ی آن، شکل مکتوب است.
تنظیم یادداشت برای برنامه ریزی سخنرانی یا جلسه ارائه یا اسلاید سازی سوالات متعددی وجود دارد که باید پاسخ به آنها را برای خودتان مشخص کرده و بر روی کاغذ (یا نرم افزار یادداشت برداری خود)‌ ثبت کنید.

در اینجا صرفاً‌ به برخی از این سوالات اشاره می‌کنیم :
هدف من از این ارائه چیست؟
آیا می‌خواهم مطلبی را که می‌دانم و دیگران نمی‌دانند (و علاقه دارند از من بیاموزند) به آنها بیاموزم؟
آیا می‌خواهم مطلب یا موضوع یا خبر یا محصول یا هر چیز دیگری را که من از آن اطلاع دارم و طرف مقابل اطلاع ندارد به او منتقل کنم؟
آیا من با او در یک زمینه (علمی، اخلاقی، استفاده از یک محصول یا برند، عادت رفتاری، زمینه تحلیلی، دانسته‌های قبلی) تفاوت داریم و علاقمند هستم که او را با دیدگاه خودم همراه کنم؟
آیا می‌خواهم مخاطب را ترغیب به انجام کاری بکنم؟ (مثلاً خرید یک محصول، کمک به یک موسسه خیریه، افزایش سطح مطالعه و یا داوطلب شدن در یک فعالیت گروهی در شرکت)
مخاطب من چه کسی یا چه نوع افرادی هستند؟
دانسته‌های قبلی آنها چیست؟
چرا و با چه انگیزه‌ای برای خواندن یا شنیدن حرف‌هایم یا حضور در سخنرانی یا جلسه‌ی ارائه‌‌ی من وقت می‌گذارند؟
در صورتی که تعداد مخاطبان نسبت زیاد است (چند ده یا چند صد یا چند هزار نفر در فضای فیزیکی یا دیجیتال)، آیا می‌توانم چند پرسونای غالب در میان آنها را مشخص کنم؟ [مطالعه بیشتر: پرسونای مخاطب یعنی چه؟]
پیام کلیدی من چیست؟
در یک جمله می‌خواهم چه چیزی را به مخاطب بگویم؟
در صد کلمه می‌خواهم چه چیزی را به او بگویم؟
آیا فهرست کلیه‌ی نکات و حرف‌ها و اطلاعاتی که برای ارائه مد نظر دارم تنظیم کرده‌ام؟
آیا ساختار ارائه را می‌دانم؟
اگر شفاهی است، آیا مدت زمان ارائه مطلب را می‌دانم؟
اگر مکتوب است، آیا برآوردی از مدت زمانی که مخاطب برای مطالعه‌ی من وقت می‌گذارد دارم؟
آیا می‌دانم که از چه ابزارها و کمک‌ابزارهایی برای ارائه استفاده خواهم کرد؟ (یا می‌توانم استفاده کنم؟)
آیا بخش‌های اصلی ارائه خود را می‌دانم؟
آیا حرف‌های یک دقیقه‌ی اولم را می‌دانم؟ آیا تصویری از اسلاید اول در ذهن دارم؟
آیا حرف‌های یک دقیقه‌ی آخرم را می‌دانم؟ آیا آخرین اسلاید را طراحی کرده‌ام؟ قرار نیست آخرین اسلایدی که در ارائه استفاده می‌شود، آخرین اسلایدی هم باشد که طراحی و تولید شده است.

ادامه دارد ...

منبع : motamem.org